Cómo proteger tu equipo cuando viajas a eventos: el protocolo de Zubico Photography

Imagina que eres el único fotógrafo español entre los 15 fotógrafos oficiales del primer Campeonato del Mundo multidisciplinar de ciclismo.

Glasgow, 2023.

Estás en el primer briefing, ves los nombres de la gente que tienes alrededor —gente que llevas años idolatrando— y piensas: ¿qué hago yo aquí?

Eso le pasó a Javier Martínez, Zubico Photography. Y luego llegó al terreno y entendió algo que ya no olvidaría: nadie sabe más que nadie. Todo el mundo aprende de todo el mundo.

Él aporta una cosa en concreto que pocos fotógrafos han desarrollado a fondo: un sistema de seguridad y logística para viajar con equipo profesional que le permite trabajar en Arabia Saudí, Corea, Abu Dabi o Andorra sin que el equipo sea su mayor preocupación. Esto es ese sistema.

El principio que lo cambia todo: no ser la primera opción

Javi no busca seguridad total. Lo que busca es no ser el objetivo más cómodo. Su filosofía es simple: si robar tu equipo requiere cortar un cable de acero, abrir un candado o perder más de diez segundos, el ladrón oportunista va a buscar otra cosa. No porque no quiera robarte, sino porque hay alguien más fácil a dos metros.

Esto cambia completamente cómo piensas la seguridad. No se trata de gastar miles de euros en sistemas sofisticados. Se trata de crear pequeñas fricciones que te descarten. Un cable, un candado, una maleta que no se ve. Eso es todo.

Y lo más importante: el sistema tiene que funcionar como rutina. Si dependes de acordarte de hacerlo, el día que estés cansado o con prisa lo vas a saltar. La seguridad que falla cuando más la necesitas no es seguridad.

Seguridad en el coche: el eslabón más débil

Hay un caso que lo explica mejor que cualquier teoría. Un fotógrafo acababa de cubrir un evento de golf. Le siguieron desde el recinto. Paró en una gasolinera, fue al maletero —quizás a sacar algo, quizás sin pensar— y en ese momento le hicieron un placaje por detrás. Con el maletero ya abierto y él en el suelo, cogieron la mochila y desaparecieron en diez segundos. La gente que estaba alrededor lo vio, pero cuando reaccionaron ya no había nada que hacer.

Ese es el escenario que Javi tiene en mente cuando prepara el coche para un viaje. Su protocolo tiene tres pilares.

Primero, la Peli no va suelta en el maletero. Va atada al vehículo con correas de carga (silvas) y candados. Si tienes que llevarte la caja, tienes que cortar el cable. Eso ya descarta al 90% de los que buscan robar rápido.

Segundo, el maletero no se abre donde el equipo quede expuesto. Javi lo planifica antes de salir: si sé que en el siguiente punto no voy a necesitar abrir el maletero, lo organizo todo en el punto anterior para que cuando llegue allí no tenga que aparecer el equipo por ningún lado.

Tercero, si sales con tu equipo desde un evento donde otros han visto lo que llevas, sé consciente de que te pueden seguir. No es paranoia, es estadística.

Documentación: el sistema de carpetas y por qué el papel sigue ganando

Por cada viaje, Javi crea una carpeta en Google Drive donde mete todos los PDFs: vuelos, hotel, seguros, acreditaciones, permisos. Y luego lo imprime todo y lo guarda en la mochila del portátil.

El papel parece anacrónico. No lo es. El móvil se queda sin batería. La señal desaparece. Las aplicaciones fallan. Cuando llegas a una aduana en Arabia Saudí a las dos de la mañana y el agente quiere ver el listado de tu equipo, no quieres depender de que el móvil tenga batería.

Lo que siempre lleva documentado: checklist del equipo de cada maleta (qué hay en cada bolsillo, en qué orden), facturas organizadas por dispositivo, números de serie registrados también en Canon GPS, seguros de RC profesional y de viaje, acreditaciones del organizador, y algo que se olvida casi siempre —los visados de tránsito.

Ese último punto merece un párrafo. Si tu vuelo tiene escala en un país que requiere visado para entrar, en muchos casos necesitas también visado de tránsito aunque no salgas del aeropuerto. Javi lo aprendió investigando, no pagándolo. Compruébalo siempre para cada ruta.

Normativas internacionales: lo que no sabes puede costarte el trabajo

Trabajar en eventos internacionales implica entender que cada país tiene sus propias reglas, y que ignorarlas puede tener consecuencias muy concretas.

El dron es el ejemplo más claro. En muchos destinos puedes entrar con él, pero no puedes operarlo sin un piloto local o sin permisos específicos que pueden tardar semanas en tramitarse. Javi lo tiene muy asumido: si el dron va a ser un problema logístico en destino, es mejor dejarlo en casa que arriesgar que te lo confisquen o que te sancionen.

Las baterías van siempre en el equipaje de mano, sin excepción. Una batería en la maleta facturada puede hacer que paren la maleta, que la abran, o en el peor caso que te saquen del vuelo. Las bolsas LiPo ignífugas son la norma que hay que cumplir; si te paran, las enseñas y ya.

El carnet ATA es otro punto que poca gente tiene en cuenta. Cuando viajas fuera de la Unión Europea con equipo profesional, algunos países te pueden pedir que acredites que ese equipo va a volver a su país de origen —que no estás importándolo para venderlo. En Arabia Saudí, Javi llevó un listado detallado de todo su equipo con varias copias para sellar en aduanas. En otros destinos puede ser el carnet ATA formal. Y ojo: Andorra y Suiza, aunque están en Europa, están fuera del Espacio Económico Europeo. Normalmente nadie te para, pero si te paran y tienes el dron nuevo sin factura, te cobran. Le pasó a alguien que conoce Javi: un dron con una semana, sin documentación a mano, multa en la vuelta de Andorra.

Y luego están los seguros. El seguro del hogar no cubre cuando estás trabajando. Necesitas un seguro de responsabilidad civil profesional. Y si trabajas fuera de España, comprueba que el seguro cubre el territorio donde vas a operar: la mayoría de compañías españolas excluyen Estados Unidos y Canadá. Javi trabaja con el RACC porque le cubre ambos países, tanto el RC profesional como el seguro de viaje.

Conclusión

El equipo es tu herramienta de trabajo y tu fuente de ingresos. Un robo, una incidencia en aduanas o un objetivo roto en el momento equivocado no es solo una pérdida económica: es fallarle a un cliente en un evento que no se repite. El sistema de Javi Martínez no requiere una inversión enorme ni una logística de película de espías. Requiere una rutina, preparación previa y la mentalidad de no ser nunca el objetivo más fácil. Empieza por lo más pequeño: un candado, un cable, un checklist. Interiorízalo hasta que sea automático. Y cuando llegues al siguiente evento, tendrás la cabeza donde tiene que estar: en el trabajo. Descarga el PDF con el checklist completo y todos los materiales recomendados por Zubico Photography, disponible exclusivamente para miembros de Sport Media Club.